Sara Barbosa

SharePoint & Office 365, esse é o caminho.

Alertas para Grupos de Distribuição ou Alias – SharePoint Online


Pessoal,

Cenário: Criar um alerta na lista de aviso para enviar e-mail para todos as pessoas da organização. Quando seleciono grupo de segurança ou todos os usuários, sempre tenho essa mensagem de advertência:

image

Em um ambiente onde tenho ADFS e todas as configurações de usuários e grupos são feitas direto no ambiente local, não faria sentido ter que fazer tudo novamente no SharePoint, criando grupos e atruindo as pessoas. Pesquisando algumas coisas, não consegui achar opção de enviar e-mail para alias ou grupo distribuição direto do SharePoint, seja por fluxo ou pelos alertas se esse grupo ou alias foi criado no AD ou Exchange.

Algumas respostas são ‘ainda não é suportado’ como funciona hoje no SharePoint OnPremises. Smiley triste

http://community.office365.com/en-us/f/152/t/1303.aspx

http://community.office365.com/en-us/f/154/p/683/107433.aspx#107433

Para facilitar e resolver meu problema eu criei um fluxo de envio de e-mail que suporta grupos do SharePoint. Sendo assim toda vez que você cadastrar um aviso na lista de avisos o fluxo vai começar e vai disparar e-mails para todos que esteja nos grupos atribuidos, exemplos Grupo Todos. Grupo esse que foi criado no SharePoint e adicionado todos os usuários que tem licença válida do SharePoint.

image

Procedimento realizado para criar o fluxo:

Abri o SharePoint Designer: Ações do Site > Editar no SharePoint Designer

image

No SharePoint Designer clique em Workflows:

clip_image002

Selecione em List Workflow a lista desejada, neste caso foi selecionado Avisos:

clip_image003

clip_image004

Especifique o nome e descrição do fluxo, isso facilita a organização do fluxos dentro do portal interno:

image

Em actions, você selecione o que quer que o fluxo faça, exemplo enviar e-mail:

clip_image006

Clique sobre ‘estes usuários’:

clip_image007

Defina o To ou CC, Título e corpo do e-mail.

image

Depois de preenchido, clique em OK.

image

Na barra superior, clique em save e depois publish:

clip_image010

Para configurar que o fluxo seja iniciado para mandar os e-mails toda vez que um item for criado. Acesse o titulo do fluxo:

image

Marque a opção abaixo sinalizada: Start Workflow automatically when an item is created

image

Clique em salvar e depois publicar novamente:

clip_image010[1]

Agora basta criar um item na lista do fluxo e fazer os testes.

Minha análise das vantagens disso:

Fácil administração da mudança do grupo do SharePoint direto do SharePoint Designer.
Fácil alteração dos usuários que podem ou não receber os e-mails dessa lista.
Fácil alteração do contéudo do e-mail enviado aos usuários.
Facilidade de administrar separamente os ambientes, delegando para especialista de SharePoint, Exchange. Ou seja cada um cuida do seu.

Se alguém tiver alguma sugestão melhor, por favor deixe um comentário.

Abraços,

Sara Barbosa

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11 comentários em “Alertas para Grupos de Distribuição ou Alias – SharePoint Online

  1. rzcoimbraodrigo
    30/05/2012

    Sara, gostei bastante dessa solução alternativa. Parabéns!!

    • Sara Barbosa
      30/05/2012

      Obrigada! Q bom que gostou…. vamos buscando novas alternativas mais fáceis.

  2. Fernando Albano
    12/11/2012

    Sara, qual a versão do SharePoint? A minha versão é 2007, essa solução seria válida para minha versão?

    • Sara Barbosa
      12/11/2012

      Esse teste foi feito na Versão Online do SharePoint, Imagino que se você usa online já está usando o 2010, não testei no 2007.

      Agora enviar e-mail para grupos via SPD funciona tanto no 2007 quanto no 2010.

      • Fernando Albano
        13/11/2012

        Agradeço pela atenção e gostaria da sua ajuda, pois sou leigo no assunto.
        Sou estagiário aqui na empresa e busco uma solução do tipo: Enviar e-mail a um grupo de usuários (Ex.: Escritório SP) que estejam sincronizados com o Active Directory.
        Como faço isso no SharePoint 2007?

      • Sara Barbosa
        21/11/2012

        Não que seja dificil. Já testou criar um alerta e enviar para um grupo do SharePoint?
        Vou tentar simular isso aqui no meu ambiente WSS e te passo.

      • Fernando Albano
        13/11/2012

        Não sei se fui claro na minha colocação. Eu tenho uma WebPart do tipo “Anuncios”. Gostaria que, ao criar um anuncio, disparasse e-mail para um grupo já com o devido acesso, para divulgar o anuncio.

  3. Sara Barbosa
    06/12/2012

    Ok. Vc pode fazer a mesma coisa q fiz, no lugar de criar o fluxo na lista de avisos como eu vi, você cria na lista de anúncios… Acha q consegue fazer?

    • Fernando Albano
      11/12/2012

      Consegui fazer e foi mto útil, resolveu meu problema e rendeu elogio (rs). Muito obrigado pela ajuda Sara!!!

  4. Marcelo
    28/06/2013

    Sara, boa tarde

    Funciona com os grupos padrão do Sharepoint, Ex.: Todos os Usuários(memberhip)?

    • Sara Barbosa
      30/06/2013

      Quando eu testei, para o online não funcionava. No 2013 não testei. No 2010 Tinha que colocar os usuários no grupo do SharePoint, tenho que testar.

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Publicado às 22/05/2012 por em Office365, SharePoint Online e marcado .

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