Office 365 – Conhecendo e Implementando o Microsoft Office 2010 como Serviço Online

Pessoal,

Compartilho com vocês o artigo que escrevi para Mundo.Net e não foi possível ser públicado na edição prevista, como foi adiado a publicação eu fui autorizada a repassar o artigo para outros meios, então aqui está.
Gostei muito do artigo, pois foi um dos mais completos que já fiz. Espero que gostem.

Indrodução

A pouco menos de 3 anos não pensavamos tanto em produtividade na nuvem, nem mesmo em adquirir serviços por meio de assinatura, principalmente tratando de licenciamento Microsoft. Até que surgiu os primeiros modelos de Cloud Computing, não digo que foram os ‘primeiros de modo geral’, mas os primeiros quando falamos de serviços ‘maduros’, serviços que a palavra indisponibilidade precisa ser praticamente nula em ambientes corporativos.

De 2010 para cá a Microsoft vem ganhando cada vez mais espaço quando a necessidade é adquirir o software como serviço e não ter preocupações com updates, segurança, implementação, backups, licenciamento, custo de hardware para servidores entre outras coisas que o modelo na nuvem garante atender. Atendendo essas exirgências de mercado e de profissionais que hoje perdem tempo elaborando, apagando incêndios e deixando estrategias de crescimento de lado será descrito nesse artigo quais vantagens e facilidades de gerenciar e implementar a Microsoft trouxe entregando o modelo (SaaS) Software como Serviço antes usando o BPOS, agora com Office 365 e os produtos SharePoint, Exchange, Lync e com foco principalmente Office 2010.

Tópico 1

BPOS (Business Productivity Online Standard Suite) trouxe o poder da produtividade, comunicação e colaboração a todos os usuários e administradores, melhorando o tempo que se gastava planejando cenários, cotando preços e treinando os recursos. A suite BPOS contempla Exchange Online, SharePoint Online, Office Communicator e Live Meeting. Todos os softwares eram adquiridos como serviços de assinatura por usuário. BPOS com pouco mais de 1 e alguns meses já abre espaço ao seu novo sucessor. Não pense que a Microsoft esteja corrigindo somente falhas ou falta de alguma coisa do produto anterior, ela apenas está cumprindo o que prometeu ao garantir que o upgrade das versões seria uma preocupação dela e não do cliente. Eis que temos o Office 365, com seu lançcamento oficial no dia 28/06/2011, veio para ‘atualizar’ as versões dos serviços que já tinhamos no BPOS e ainda agregar o tão adorado e conhecido Microsoft Office à suite. No BPOS já tinhamos os serviços de portal e colaboração com SharePoint, e-mail calendários e mensageira com Exchange Online, reuniões, webcasts online com Live Meeting e mensagens instântaneas com Office Communicator. Todos os produtos trabalhando na versão 2007 e agora temos o Office 365.

Office 365 o que é?

Office 365 tem o mesmo conceito de software que será entregue como serviço que já conheciamos no BPOS, mesmo modelo de SLA 99,99 de disponibilidade, segurança trabalhando com criptografia, suporte 24×7, facilidade do acesso seja do usuário final ao administrador, datacenter geo redundantes, updates, resumindo todo os recursos já disponíveis no BPOS teremos no Office 365 e com o agregado de ter a suite do Office e serviços nas últimas versões.

Mas o que mudou?

Facilidade de gerenciamento através de um único portal, delegações de permissões de acordo com os administradores de departamentos, facilidade de criar políticas de segurança para e-mails, adicionar contatos Windows Live Messenger utilizando IM diretamente no Lync. Possibilidades de customizações do SharePoint Online usando Visual Studio, SharePoint Designer 2010, portais públicos e muito mais.

Na Figura 1, temos os serviços disponíveis em cada suite e já podemos notar que Office 365 trouxe outras mudanças para melhor. O Lync Online veio para substituir e atender as mesmas necessidades que tinhamos no Office Communicator e no Live Meeting, agora na mesma ferramenta será possível realizar meetings e conversar com todos os contatos ao mesmo tempo. Outra grande novidade é a suite do Office 2010 na versão completa que é o Office Professional Plus disponível e o Office Web Apps.

Figura 1 – Descrição serviços BPOS X Office 365

Bacana a mudança de versão e nome da nova suite de serviços online ficou interessante, mas a novidade dos serviços online que sempre causa um impacto e muitas dúvidas é como a Microsoft disponibilizará o Office como serviço online por usuário através de assinatura são as principais perguntas do sucessor do BPOS, vai acabar com os outros modelos de licenciamento e como vou aderir a idéia. O que poss adiantar é que esse é só mais um modelo de licenciamento do Office, onde você paga um aluguel do office pelo período e pela quantidade de pessoas que necessitam utilizar, os demais modelos geralmente são licenças vitalícias.

No Office 365 teremos duas opções para trabalhar com as ferramentas como podemos ver na figura 2, através da assinatura do Office Professional Plus (suite completa) instalado na máquina física ou através do Office Web Apps utilizando em qualquer pc que tenha acesso a internet você já consegue editar, criar, compartilhar os documentos.

Figura 2 – Descrição Suite Office Local e Web Apps

O está disponível no Office Professional Plus?

• Disponível para download em 32 bits e 64 bits
• Download e gerenciamento é realizado no portal (http://portal.microsoftonline.com) do Office 365
• Suite completa com todos os recursos avançados de edição (Word, Excel, Power Point, OneNote, Outlook, Publisher, Access, InfoPath e SharePoint Workspace) garantindo mesma experiência desktop.
• Assinatura por usuário (mesmo usuário pode realizar até 5 instalações mesma licença)

O que está disponível no Office Web Apps?

• Criar, editar, visualizar e compartilhar através do browser (Word, Excel, OneNote e PowerPoint)
• Versões suportadas:
• Internet Explorer 7 e superior, em sistemas operacionais Windows
• Safari 4 e superior em sistemas operacionais Mac
• Firefox 3.5 e superior em sistemas operacionais Windows, Mac, Linux
• Visualizar e editar em algumas versões de dispositivo móvel
• Acesso e armazenamento no SharePoint Online e Windows Live (Skydrive)

Qual a diferença recursos do Web Apps para o Office local?

Quando falamos de Office Web Apps é certo considerar que não teriamos a versão avançada para edição que é encontrado na versão full do Office no browser. Os recursos de edição atendem a tarefas básicas. Exemplo figura 3 ribbon do Office Web Apps ao editar documento Word no SharePoint Online e figura 4 ao editar documento word do Office instalado na máquina.

Figura 3 – Recursos para edição Web Apps

Figura 4 – Recursos para edição Office Local

NOTA: No Office 2010, sabemos que podemos trabalhar com co-autoria e realizar edições simultâneas de documentos por mais de uma pessoa através do SharePoint Server e SharePoint Online e isso continua, no Office Web Apps também, com algumas limitações em ambos os cenários, veja a comparação: Word Excel PowerPoint OneNote Office 2010 Sim Não Sim Sim Office Web Apps Não Sim Não Sim

Como implementar Office Professional Plus do Office 365?

Download é realizado no portal Office 365 para organizações que possue o plano compatível, mesmo não sendo administrador, sendo delegado a licença do office para o usuário que fará a utilização ele ao acessar o portal pode seguir as seguintes orientações.

Acessar o portal http://portal.microsoftonline.com/ ( (Figura 5).

Figura 5 – Porlal Office 365, visualização usuário logado

Em recursos do lado direito da figura 5, é possível acessar o link downloads, nessa página de downloads é possível não só escolher a arquitetura (32 ou 64 bits), idioma do office, como também é possível acessar a comunidade Office 365, ler mais sobre os recursos online e já é possível instalar o Lync Online e configurar a área de trabalho para trabalhar com os serviços online do Office 365, essa configuração é realizada para automatizar sign in, verificar updates necessários para o PC funcionar perfeitamente com as ferramentas (conhecido como assistente dos serviços Microsoft Online Services).

Escolha versão e idioma e clique em instalar (Figura 6).

Figura 6 – Página de downloads no Portal Office 365

Após o download a instalação é feita normalmente, podendo escolher instalação completa ou customizar e não instalar todos os programas da suite Office. Influência dessa decisão é a duração do processo de instalação. (Figura 7)

Figura 7 – Wizard para escolha preferencail de instalação Office Professional Plus

Como gerenciar e validar essa licença?

Depois de instalado a verificação de assinatura e sua validação é feita pelo assistente de serviços online ao final da instalação, sim é diferente dos modelos onde o serial é solicitado antes da mesma iniciar. (Figura 8)

Figura 8 – Wizard de aviso para instalar assistente de entrada Online Services.

Ao executar o assistente é imediatamente solicitado a autenticação. Deve ser preenchido pelo mesmo usuário e senha criado no portal Office 365. (Figura 9)

Figura 9 – Wizard para confirmar autenticidade do usuário e sua licença.

A cada 30 dias é solicitado uma nova validação, garantindo o produto livre de pirataria e 100% genuíno. Caso você não conlua o processo acima de validar a assinatura do Office em 60 dias será bloqueado e solicitado serial como funciona nas versões trial disponíveis no site do Office 2010.

Quais planos estão disponiveis o Office Professional Plus e o Office Web Apps?

• Office Web Apps
  Planos que comtemplam SharePoint Online como Office 365 K2, E2, E3, E4, e através do Skydrive usando Live ID.

• Office Professional Plus
  Planos Office 365 E3 e E4

Sub-Tópico 1.1

Office 365 já gera uma impressão que foi lançado para complementar e atualizar os serviços online. E isso é verdade, é um produto maduro e a intenção do artigo justamente foi apresentar essa impressão e já efetuar uma breve orientação de como é fácil implementar o Office. Como a política e modelo de assinatura por usuário pode ser vantajosa para diversos cenários seja pequenas, médias e grandes empresas ou até no setor educacional, implementar não tem segredo algum pelo que já estamos acostumados as realizar em modelos de instalação do software em si.

Para Saber Mais

Office Professional Plus: http://migre.me/5zQdg

Office Web Apps: http://migre.me/5zQdO

http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=13602

http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?id=26457

http://fernandoandreazi.wordpress.com/

Onde Usar e Não Usar

Planejamento, estudo de caso, são imprescindíveis para qualquer tipo de investimento ou implementação. Em ambiente online isso não muda. Não são todos os cenários que serviços online e cloud computing podem ser vantajosos.

Sugestão que fica registrada é solicitação de uma conta trial no portal: www.office365.com. Faça o teste, monte seu plano piloto no portal do Office 365: http://portal.microsoftonline.com/Admin/MigrationWizard , para auxiliar, testar compatibilidades e orientar tecnicamente o profissional responsável pela migração e adesão. (Figura 10)

Figura 10 – Wizard inicial para assistente rapido de planos de implantações Office 365

Roadmap

Versão 2010 da linha de produtos Microsoft disponível no Office 365 como SharePoint Online, Exchange Online, Lync Online e Office. Previsão é que os serviços online acompanhem as evoluções e upgrades de acordo com os lançamentos da Microsoft.

Microsoft Office 365 foi oficialmente lançado por Steve Ballmer no dia 28 de junho de 2011, mas alguns países ainda não receberam liberação da utilização dos serviços, como o Brasil. Previsão para lançamento até final de 2011 em demais regiões. Enquanto não chega ao Brasil, a idéia principal é continuar estudando sobre a nova suite e trabalhando alguns cenários na versão anterior.

Referências

Comunidade Office 365:
http://community.office365.com/

Guia rápido sobre Office 365
http://www.microsoft.com/online/help/pt-br/guides/quickent

Portal Office 365
www.office365.com

Office 365, descrição dos serviços Office Professional Plus:
http://migre.me/5zQdg

Para completar o assunto e aprofundando em cada novo recurso do Office 365, teriamos que ter vários posts sobre o produto. Online Services  em si é um assunto extenso, então creio que teremos novos artigos inclusive para citarmos cada serviço online já testado e implantado.

Espero que as informações aqui colocadas acrescente à vocês leitores.

Abraços e até breve,

Sara Barbosa