Pessoal,

Cenário: Criar um alerta na lista de aviso para enviar e-mail para todos as pessoas da organização. Quando seleciono grupo de segurança ou todos os usuários, sempre tenho essa mensagem de advertência:

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Em um ambiente onde tenho ADFS e todas as configurações de usuários e grupos são feitas direto no ambiente local, não faria sentido ter que fazer tudo novamente no SharePoint, criando grupos e atruindo as pessoas. Pesquisando algumas coisas, não consegui achar opção de enviar e-mail para alias ou grupo distribuição direto do SharePoint, seja por fluxo ou pelos alertas se esse grupo ou alias foi criado no AD ou Exchange.

Algumas respostas são ‘ainda não é suportado’ como funciona hoje no SharePoint OnPremises. Smiley triste

http://community.office365.com/en-us/f/152/t/1303.aspx

http://community.office365.com/en-us/f/154/p/683/107433.aspx#107433

Para facilitar e resolver meu problema eu criei um fluxo de envio de e-mail que suporta grupos do SharePoint. Sendo assim toda vez que você cadastrar um aviso na lista de avisos o fluxo vai começar e vai disparar e-mails para todos que esteja nos grupos atribuidos, exemplos Grupo Todos. Grupo esse que foi criado no SharePoint e adicionado todos os usuários que tem licença válida do SharePoint.

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Procedimento realizado para criar o fluxo:

Abri o SharePoint Designer: Ações do Site > Editar no SharePoint Designer

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No SharePoint Designer clique em Workflows:

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Selecione em List Workflow a lista desejada, neste caso foi selecionado Avisos:

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Especifique o nome e descrição do fluxo, isso facilita a organização do fluxos dentro do portal interno:

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Em actions, você selecione o que quer que o fluxo faça, exemplo enviar e-mail:

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Clique sobre ‘estes usuários’:

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Defina o To ou CC, Título e corpo do e-mail.

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Depois de preenchido, clique em OK.

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Na barra superior, clique em save e depois publish:

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Para configurar que o fluxo seja iniciado para mandar os e-mails toda vez que um item for criado. Acesse o titulo do fluxo:

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Marque a opção abaixo sinalizada: Start Workflow automatically when an item is created

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Clique em salvar e depois publicar novamente:

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Agora basta criar um item na lista do fluxo e fazer os testes.

Minha análise das vantagens disso:

Fácil administração da mudança do grupo do SharePoint direto do SharePoint Designer.
Fácil alteração dos usuários que podem ou não receber os e-mails dessa lista.
Fácil alteração do contéudo do e-mail enviado aos usuários.
Facilidade de administrar separamente os ambientes, delegando para especialista de SharePoint, Exchange. Ou seja cada um cuida do seu.

Se alguém tiver alguma sugestão melhor, por favor deixe um comentário.

Abraços,

Sara Barbosa