Alertas para Grupos de Distribuição ou Alias – SharePoint Online


Pessoal,

Cenário: Criar um alerta na lista de aviso para enviar e-mail para todos as pessoas da organização. Quando seleciono grupo de segurança ou todos os usuários, sempre tenho essa mensagem de advertência:

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Em um ambiente onde tenho ADFS e todas as configurações de usuários e grupos são feitas direto no ambiente local, não faria sentido ter que fazer tudo novamente no SharePoint, criando grupos e atruindo as pessoas. Pesquisando algumas coisas, não consegui achar opção de enviar e-mail para alias ou grupo distribuição direto do SharePoint, seja por fluxo ou pelos alertas se esse grupo ou alias foi criado no AD ou Exchange.

Algumas respostas são ‘ainda não é suportado’ como funciona hoje no SharePoint OnPremises. Smiley triste

http://community.office365.com/en-us/f/152/t/1303.aspx

http://community.office365.com/en-us/f/154/p/683/107433.aspx#107433

Para facilitar e resolver meu problema eu criei um fluxo de envio de e-mail que suporta grupos do SharePoint. Sendo assim toda vez que você cadastrar um aviso na lista de avisos o fluxo vai começar e vai disparar e-mails para todos que esteja nos grupos atribuidos, exemplos Grupo Todos. Grupo esse que foi criado no SharePoint e adicionado todos os usuários que tem licença válida do SharePoint.

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Procedimento realizado para criar o fluxo:

Abri o SharePoint Designer: Ações do Site > Editar no SharePoint Designer

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No SharePoint Designer clique em Workflows:

clip_image002

Selecione em List Workflow a lista desejada, neste caso foi selecionado Avisos:

clip_image003

clip_image004

Especifique o nome e descrição do fluxo, isso facilita a organização do fluxos dentro do portal interno:

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Em actions, você selecione o que quer que o fluxo faça, exemplo enviar e-mail:

clip_image006

Clique sobre ‘estes usuários’:

clip_image007

Defina o To ou CC, Título e corpo do e-mail.

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Depois de preenchido, clique em OK.

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Na barra superior, clique em save e depois publish:

clip_image010

Para configurar que o fluxo seja iniciado para mandar os e-mails toda vez que um item for criado. Acesse o titulo do fluxo:

image

Marque a opção abaixo sinalizada: Start Workflow automatically when an item is created

image

Clique em salvar e depois publicar novamente:

clip_image010[1]

Agora basta criar um item na lista do fluxo e fazer os testes.

Minha análise das vantagens disso:

Fácil administração da mudança do grupo do SharePoint direto do SharePoint Designer.
Fácil alteração dos usuários que podem ou não receber os e-mails dessa lista.
Fácil alteração do contéudo do e-mail enviado aos usuários.
Facilidade de administrar separamente os ambientes, delegando para especialista de SharePoint, Exchange. Ou seja cada um cuida do seu.

Se alguém tiver alguma sugestão melhor, por favor deixe um comentário.

Abraços,

Sara Barbosa

13 thoughts on “Alertas para Grupos de Distribuição ou Alias – SharePoint Online

  1. Sara, qual a versão do SharePoint? A minha versão é 2007, essa solução seria válida para minha versão?

    1. Esse teste foi feito na Versão Online do SharePoint, Imagino que se você usa online já está usando o 2010, não testei no 2007.

      Agora enviar e-mail para grupos via SPD funciona tanto no 2007 quanto no 2010.

      1. Agradeço pela atenção e gostaria da sua ajuda, pois sou leigo no assunto.
        Sou estagiário aqui na empresa e busco uma solução do tipo: Enviar e-mail a um grupo de usuários (Ex.: Escritório SP) que estejam sincronizados com o Active Directory.
        Como faço isso no SharePoint 2007?

      2. Não que seja dificil. Já testou criar um alerta e enviar para um grupo do SharePoint?
        Vou tentar simular isso aqui no meu ambiente WSS e te passo.

      3. Não sei se fui claro na minha colocação. Eu tenho uma WebPart do tipo “Anuncios”. Gostaria que, ao criar um anuncio, disparasse e-mail para um grupo já com o devido acesso, para divulgar o anuncio.

  2. Ok. Vc pode fazer a mesma coisa q fiz, no lugar de criar o fluxo na lista de avisos como eu vi, você cria na lista de anúncios… Acha q consegue fazer?

    1. Consegui fazer e foi mto útil, resolveu meu problema e rendeu elogio (rs). Muito obrigado pela ajuda Sara!!!

  3. Sara, boa tarde

    Funciona com os grupos padrão do Sharepoint, Ex.: Todos os Usuários(memberhip)?

    1. Quando eu testei, para o online não funcionava. No 2013 não testei. No 2010 Tinha que colocar os usuários no grupo do SharePoint, tenho que testar.

  4. Sara, parabens pelo blog!
    Deixa eu te perguntar, estou com um probleminha que os emails nao sao enviados via fluxo. O fluxo sempre vai pro status cancelado e gera o erro abaixo.

    RequestorId: 689b95d6-d831-0ce4-83b9-a5f27b312609. Detalhes: System.ApplicationException: HTTP 500 {“Transfer-Encoding”:[“chunked”],”X-SharePointHealthScore”:[“0″],”SPClientServiceRequestDuration”:[“4224″],”SPRequestGuid”:[“c36153d9-e868-42e9-8a5b-e4e25dac4994″],”request-id”:[“c36153d9-e868-42e9-8a5b-e4e25dac4994″],”X-FRAME-OPTIONS”:[“SAMEORIGIN”],”X-Content-Type-Options”:[“nosniff”],”X-MS-InvokeApp”:[“1; RequireReadOnly”],”MicrosoftSharePointTeamServices”:[“15.0.0.4420″],”Cache-Control”:[“max-age=0, private”],”Date”:[“Tue, 22 Dec 2015 10:10:14 GMT”],”X-AspNet-Version”:[“4.0.30319″],”X-Powered-By”:[“ASP.NET”]} em Microsoft.Activities.Hosting.Runtime.Subroutine.SubroutineChild.Execute(CodeActivityContext context) em System.Activities.CodeActivity.InternalExecute(ActivityInstance instance, ActivityExecutor executor, BookmarkManager bookmarkManager) em System.Activities.Runtime.ActivityExecutor.ExecuteActivityWorkItem.ExecuteBody(ActivityExecutor executor, BookmarkManager bookmarkManager, Location resultLocation)

    Sabe dizer o que poderia ser?

    Os alertas criados pelo proprio sharepoint estao funcionando normalmente, so os emails que o fluxo deveria mandar, que nao dao certo.

    1. Apenas pelo erro, não consigo te ajudar. Mas, é falto que existe algum problema com os endereços que o fluxo está tentando enviar os e-mails. Certifique que sejam e-mails válidos ou q esteja escrito de forma correta. Esse tipo de erro pode cancelar fluxo sim.

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