//Update 09/05/2011 o processo para habilitar mudou em alguns cliques, veja o vídeos disponível na comunidade do Office 365, antes de prosseguir no post:

http://community.office365.com/en-us/b/office_365_technical_blog/archive/2011/03/02/video-enabling-external-users-in-sharepoint-online.aspx

Olá pessoas.

Conforme WebCast realizado no dia 04/02, segue meu artigo explicando o processo para habilitar usuários externos para o acesso ao SharePoint do Office365. Aproveitando para falar que tive a oportunidade de ter o mesmo artigo publicado na revista PROGRAMAR da comunidade portuguesa portugal-a-programar, devido uma iniciativa de parceria da Codificando.NET e-Magazine. Está disponível para download o pdf completo da revista nesse link:

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Então, vamos ao artigo:

Habilitar external users no SharePoint online – Office365

Office 365 será lançado em 2011, produto online com um poder de produtividade e maturidade já notado em relação ao BPOS (http://www.microsoft.com/online/), dentre os recursos que foram anunciados e já testados por alguns no beta, vou apresentar o recurso de external users no SharePoint Online. No SharePoint online disponível no BPOS (versão 2007 do SharePoint) não era possível acesso de usuários externos. Uma característica bacana e que é importante para garantir uma colaboração rica e completa com todos os colaboradores, parceiros e até clientes e a possibilidade de compartilhar um site de documentos através do SharePoint Online. Agora no SharePoint Online que será lançado no Office365, que já vem com a versão 2010 do SharePoint isso será possível.

Detalhes do Office365 visite:

http://www.microsoft.com/pt-br/cloud/
http://office365.microsoft.com/en-US/

Nesse artigo pretendo em primeira mão mostrar como é fácil habilitar e configurar para acesso de usuários externos usando o Windows Live ID para acessar informações do seu site SharePoint.

Primeiro passo é logar na console de administração do Office365:

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Figure 1 – Página de login no Office365

Em admin, na lista de serviços disponíveis, acesse opção “manage” no SharePoint Online:

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Figure 2 – Serviços disponíveis

Em manage, você será direcionado ao Administration Center do SharePoint Online, dentre as opções de configurações, vá em “manage site colletions”:

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Figure 3 – Administration Center SharePoint

Vá em “Site Colletions”, veja que nos sites abaixo a opção “External Users” está deny. Isso significa que nem dos sites está habilitado para acesso para acesso de usuários externos.

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Figure 4 – Sites Colletions

Escolha o site que deseja habilitar o acesso externo. Selecione o site, clique em ‘settings’, ‘manage external users’, escolha opção ‘allow’ e confirme o procedimento.

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Figure 5 – Habilitando external users

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Figure 6 – Salvando alteração

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Figure 7 – Confirmando liberação para external users

Repare que imediatamente já foi alterado de deny para allow na opção de external users.

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Figure 8 – Alteração concluída

Depois de habilitado você vai criar o usuário no seu site, a criação desse usuário funciona da seguinte forma, você adiciona o usuário através do e-mail que será usado para logar no site, escolhe o grupo na qual o usuário deve pertencer e confirma. No ato que você confirmar, o Office365 manda um e-mail para o usuário informando que foi convidado para acessar o site e deve aceitar o invite.

Para adicionar o usuário, acesse o site, exemplo no meu caso: ‘https://2s.sharepoint.com/sites/office365’, clique em ‘sites actions’, ‘site settings’:

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Figure 9 – Site Actions

Clique em ‘external users permissions’:

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Figure 10 – Users and Permissions

Adicione o e-mail, permissão (é possível atribuir o usuário a um grupo especifico, ficando mais fácil controlar as permissões dos usuários dentro do seu site e garantido a segurança das informações) e mensagem personalizada que vai para o convidado externo:

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Figure 11 – Add External Users

Nota: Caso o usuário não aceite o invite que recebeu por e-mail, ele não será adicionado como membro do site no SharePoint e também terá acesso negado no site em questão.

Processo de convite foi concluído, agora falta o usuário aceitar o convite para liberação no site. Processo simples, basta o usuário conferir o e-mail que recebeu e aceitar o convite clicando no campo ‘accept your invitation’. No caso desse artigo o e-mail foi enviado para um endereço do hotmail, então fiz o acesso ao hotmail e já consegui visualizar o e-mail recebido.

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Figure 12 – Exemplo de e-mail

Após aceitar o invite o usuário já será direcionado a pagina de autenticação do Online Services, no momento que o usuário digitar o e-mail (no caso hotmail – Live ID) e clicar no campo senha o campo fica isolado para digitar a senha e automaticamente, aparece uma mensagem informando para fazer o sign in direto da página do hotmail. Basta clicar em ‘sign in at hotmail’ e seguir em frente com o login.

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Figure 13 – Sign in

Depois que ocorrer autenticação e se tudo estiver OK, você será direcionado para home do site SharePoint, repare o usuário hotmail logado no site:

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Figure 14 – Home do site SharePoint

Agora sim você já pode usufruir do external users e facilitar o compartilhamento de documentos e a produtividade da sua empresa.

Um detalhe, caso queria excluir, editar e visualizar os usuários, basta ir no SharePoint > site actions > site settings e clicar em people and groups, você terá lista de usuários do seu site.

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Figure 15 – Visualizar pessoas e grupos

Nesse passo a passo foi possível visualizar a maneira fácil e rápida de adicionar usuários para usufruir de conteúdos que hoje talvez você estaria enviando por e-mail para compartilhar com seus clientes, parceiros e que no SharePoint Online do Office365 será simplificado, poupando tempo e agilizando os processos. O jeito agora é aguardar a versão ficar disponível para todos testarem e usufruírem dos benefícios das versões 2010 dos serviços online

Deixe seu feedback.

Abraços,

Sara Barbosa